S’engager sur un périmètre avec date de livraison imposée

Note de l'auteur

Que faire lorsqu’une personne détenant une autorité demande à l’équipe de s’engager sur un périmètre avec date de livraison imposée ? C’est une question qui se pose régulièrement. C’est vrai que les attentes des donneurs d’ordres peuvent parfois être en désaccord avec les fondements mêmes de l’esprit agile. Comment faire dans une telle situation ? Heureusement le réseau de Scrum Life et l’expérience de Jean-Pierre Lambert et Constantin Guay ont permis une prise de recul et la sollicitation dans la communauté agile des personnes les mieux placées pour répondre à cette question.

Introduction

Que faire lorsqu’une personne qui détient une véritable autorité demande à l’équipe de s’engager sur un périmètre avec date de livraison imposée ? Plutôt que de répondre nous-même, nous sommes allés à la rencontre de membres de la communauté agile que nous estimons pour leur poser la question. Vous reconnaitrez seulement quelques-uns d’entre eux pour les avoir vu lors de conférences, mais soyez assurez que tous gagnent à être connu.

Anne Gabrillagues

Agiliste depuis 2008, Anne est une coach agile expérimentée très active au sein de la communauté agile, en tant qu'organisatrice de conférence ou oratrice.

Le premier problème c’est que pour les équipes agiles, la variable d’ajustement est justement le périmètre. Dans le cas d’un évènement incontournable et déterminant pour le devenir de votre société, il est impératif de trouver une solution.

• Prévenir le Product Owner : il est essentiel de mettre le Product Owner dans la boucle.
• Revenir à la racine du besoin : quel est l’impact recherché, que voulons-nous démontrer ou provoquer. Trouvez quel est l’effet « waouh » que le donneur d’ordre souhaite obtenir.
• Explorer les pistes : n’hésitez pas à explorer un maximum de solutions envisageables y compris celles qui sont en dehors du champ du développement logiciel comme une démo vidéo sur des maquettes navigables, un témoignage client, etc. L’objectif est de déterminer les différentes options acceptables par rapport à l’impact souhaité.
• Déterminer la faisabilité : faites-en sorte que le Product Owner et l’équipe puissent avoir une discussion sur cette liste d’options et en évaluent les faisabilités en fonction des contraintes. Ici il s’agit des délais et des capacité fixes. Gardez un esprit critique sur l’évaluation des apports, des possibilités et des risques tout en cherchant à sécuriser la démo pour l’évènement.
• Minimiser l’effort et maximiser l’impact : pouvons-nous bouchonner ou utiliser des données tests ? Recherchez des solutions pour minimiser l’effort et maximiser l’impact en limitant le risque. Le but est de vraiment mettre des étoiles dans les yeux des participants du salon !
• Organiser la priorité du sujet : dépriorisez proprement les autres sujets au profit de la préparation du salon et faites-en sorte que toutes les personnes de votre environnement de travail soient au courant que c’est votre priorité du moment.

Alison Jorre

Block Hello, moi c'est Alison. Je suis agiliste consultante et j'interviens auprès des équipes et des organisations pour leur permettre d'être plus efficientes. Grâce à des pratiques pertinentes, des ateliers ou encore de la formation, j'aide les projets à créer le bon produit et à le faire bien. J'accompagne ainsi les équipes et les organisation dans la co-construction de solutions gagnantes et adaptées à leurs besoins et contexte.

Cette demande qui impose un périmètre et un délai de livraison amène deux conséquences problématiques :

• Elle sous-entend la gestion d’une urgence qui pourra avoir des conséquences sur la qualité.
• Elle supprime la capacité d’auto-organisation de l’équipe qui est au cœur même de la réussite d’un projet.

Dans cette situation je proposerai d’organiser une discussion entre l’équipe chargée du développement et le donneur d’ordre. L’idée est d’identifier, parmi les fonctionnalités attendues, celles qui sont le plus importantes pour le client final.

• Découvrir la vision : demandez au client de vous partager sa vision du produit pour qu’elle soit bien comprise par l’équipe.
• Gérer l’urgence et prioriser : poser par exemple la question suivante au donneur d’ordre : « si vous ne deviez choisir qu’une seule fonctionnalité pour ce salon, quelle serait-elle ? » Il s’agit finalement de déterminer à quel besoin doit répondre le produit pour l’évènement. L’équipe de développement pourra ainsi commencer par la, ou les fonctionnalités les plus importantes aux yeux des utilisateurs. Elle sera à même de faire de son mieux pour livrer un maximum de valeur dans le temps imparti.
• Redéfinir les règles du jeu : Une fois le traitement de l’urgence enclenché, retravaillez avec l’autorité pour remettre à plat certaines règles. Rappelez notamment que l’équipe de développement n’est pas une mule que l’on charge en espérant que ça passe. Sans cela nous sommes certains de générer des problèmes de qualité et d’accumuler de la dette technique.

En résumé répondre favorablement à une telle demande revient à préférer la quantité à la qualité. Au-delà du fait que cela va à l’encontre des valeurs agiles, un client ne se satisfera jamais d’un produit de mauvaise qualité même s’il est livré à l’heure.

Vincent Loisy

Vincent "Wince" Loisy est tombé dans la marmite Agile quand il était petit. Il travaille chez TalanLabs comme Scrum Master et accompagnant Agile en général. Wince aime son épouse, les guitares et les framboises.

Les modalités d’engagement de l’équipe ne devraient jamais être d’ordre forfaitaire mais s’orienter sur l’objectif de délivrer un produit de qualité le plus rapidement possible. Pour apporter un maximum de valeur en un minimum de temps il est essentiel d’accompagner le client et de l’orienter sur la mise en œuvre de bonnes pratiques :

• Consulter le Product Owner: mettre le client en relation avec le Product Owner car il est responsable du Product Backlog dans lequel tout ce qui est attendu du produit doit être exprimé.
• Déterminer les éléments de valorisation : fournir au Product Owner les éléments lui permettant d’assortir chaque item du Product Backlog d’éléments de valorisation afin d’obtenir une priorisation pertinente.
• Exprimer les besoins et les problèmes : Il est plus déterminant de se concentrer sur les besoins à satisfaire ou les problèmes à résoudre plutôt que sur des solutions à implémenter. De cette manière l’équipe sera plus à même de proposer des solutions simples. Elles seront plus rapides à mettre en œuvre et plus vite livrées aux utilisateurs.

En résumé je conseille d’éviter de répondre favorablement à ce type de demande. Cela nous exposerait au risque d’instaurer une relation dans laquelle le respect des coûts et des délais devient plus important que notre objectif de qualité et de délivrance de valeur.

Émilie Esposito

Agiliste depuis toujours, et au courant depuis 2009, Émilie a popularisé les concepts de cargo cult agile et d'anti-sabotage. L'agilité est un de ses outils pour changer le monde du travail.

Ce type de demande installe un climat de méfiance entre l’équipe et le donneur d’ordre et y répondre favorablement est une autoroute vers l’échec. Partons toutefois de l’hypothèse que l’intention du client est bienveillante.

• Être curieux : je vais tout d’abord adopter une posture de curiosité pour le questionner sur son objectif. Non pas celui de délivrance de fonctionnalités mais l’objectif final de sa présence à ce salon, générateur de l’échéance. Cela peut être de valider une hypothèse, lever des fonds, se démarquer de la concurrence etc.
• Dissocier l’objectif du périmètre : cette posture va me permettre de rechercher avec lui ce qui va permettre d’atteindre son objectif. Est-ce une démo « waouh», une fonctionnalité innovante, le feedback de vrais clients ? Ma démarche vise à lui démontrer que l’important est d’atteindre son objectif et non pas de fixer le périmètre. Le périmètre reste une solution parmi d’autre…
• Organiser un atelier avec l’équipe : il pourra ainsi partager son objectif avec l’équipe et construire avec elle la meilleure solution pour atteindre l’objectif à la date donnée. Il s’agit de trouver la solution la plus efficace et la plus sécurisée pour être certain de respecter le délai.

Pour résumer lorsqu’un client demande à l’équipe de s’engager sur un périmètre pour une date donnée, je l’aide à changer de focus pour se concentrer sur l’objectif plutôt que sur le périmètre.

Frédéric Leguédois

Evangéliste Agile, libriste, voire polémiste 😉 Développement logiciel sur mesure. Conférencier iconoclaste. Garanti zéro certification.

Evitons de répondre à la question en faisant une promesse qui sera inévitablement une source de retard. Tous les retards ont un jour été une promesse. Évitons de semer cette graine de retard et profitons de cette formidable opportunité pour éduquer notre interlocuteur.

• Découvrir les enjeux : commençons par découvrir avec lui quel est l’enjeu du salon ! Que voulons nous montrer, démontrer ou prouver, quel message voulons-nous faire passer ? C’est le point de départ qui permettra d’envisager une foultitude de fonctionnalités.
• Ordonnancer : par quelle fonctionnalité commencer ? bien entendu nous pouvons prioriser selon leur importance, mais sur un délai court nous pouvons aussi les classer par niveau de difficulté. Nous pouvons ainsi commencer par les plus simples afin d’être sûr de pouvoir démontrer quelque chose lors du salon.
• Envisager d’autres activités : n’oublions pas que la programmation est une activité complexe qui prend du temps. Lorsque le délai est très court, nous pouvons peut-être envisager d’autres activités comme du maquettage fonctionnel, du maquettage graphique, la création d’une vidéo etc. Autant d’éléments qui, mis avec les fonctionnalités développées vont permettre de réussir ce salon.

Organiser les échanges : Profitez d’être avec votre client pour programmer plusieurs rendez-vous pour avoir des retours sur ce qui a été accompli et pouvoir faire des ajustements. Plus le délai est court, plus la fréquence des interactions devrait être soutenue.

Que pensez-vous de ce nouveau format de vidéo ?

Nous remercions vivement nos amis agiles d’avoir accepté de participer à cette vidéo. Nous espérons que ce nouveau format vous aura plu !

Dites le nous dans les commentaires ! Quelle question aimeriez vous voir traitée dans ce nouveau format de vidéo ?